Engagement de CMLS en matière de confidentialité

CMLS a mis au point la présente politique pour assurer le respect de son engagement à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels. La collecte et l’utilisation de renseignements personnels constituent un aspect fondamental de nos activités qui consistent à fournir des produits et des services financiers à nos clients. Ces activités exigent que nous traitions vos renseignements personnels équitablement et avec discernement.

Qu’est-ce qui constitue des « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels sont des renseignements qui vous sont propres, incluant votre nom, votre adresse, votre âge et d’autres renseignements, comme votre numéro d’assurance sociale (NAS), votre revenu, votre actif et votre passif ainsi que vos dossiers financiers et d’emploi. Ils peuvent également inclure de l’information sur l’obtention ou le refus d’un crédit, la manière dont vous utilisez nos produits et nos services et les parties auxquelles les renseignements sont divulgués.

Responsabilité envers les clients

CMLS prend très au sérieux son engagement à préserver votre vie privée. Nous avons désigné un membre de notre équipe de direction comme agent de protection de la vie privée. Celui-ci a la responsabilité d’analyser toutes les pratiques en vigueur au sein de CMLS pour le traitement des renseignements personnels, afin de s’assurer que notre politique de confidentialité est à jour et appliquée en toutes circonstances. Nos employés et nos représentants connaissent l’importance de la protection de la vie privée, et ils reçoivent périodiquement des mises à jour de notre politique de confidentialité et de nos politiques connexes. Chaque employé et représentant de CMLS assume la responsabilité des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour diverses raisons. Au moment de demander de tels renseignements, ou même avant, nous expliquons comment nous entendons les utiliser en limitant leur utilisation aux seules fins convenues. Nous vous demanderons votre consentement si nous souhaitons les utiliser à d’autres fins. Nous obtenons la majorité des renseignements à votre sujet directement auprès de vous. Des renseignements supplémentaires peuvent être obtenus auprès d’agences d’évaluation du crédit et d’autres tiers.

Les renseignements personnels nous permettent d’établir une relation avec vous et de répondre à vos besoins financiers. Nous les utilisons pour :

• vérifier votre identité;

• déterminer les produits et services les mieux adaptés à vos besoins;

• évaluer votre demande de financement en tenant compte, principalement, du risque de crédit;

• comprendre vos besoins financiers et déterminer les produits ou services que nous pourrions vous offrir directement ou par l’entremise de nos partenaires stratégiques pour y répondre;

• à l’occasion, les transmettre à certains tiers choisis par CMLS avec lesquels nous avons conclu des ententes de partenariat dans les domaines de l’assurance crédit, prêts hypothécaires ou autres, des services de cartes et des produits et services liés à la propriété résidentielle. Ces partenaires pourront déterminer votre admissibilité et vous offrir ces produits directement ou par notre intermédiaire;

• administrer nos programmes financiers et de prêts, et offrir des services continus, incluant des échanges avec votre agent ou votre courtier hypothécaire et

• nous conformer aux exigences juridiques et réglementaires.

Consentement

Nous devons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels, sauf dans des circonstances exceptionnelles, lors d’une enquête pour fraude, par exemple, ou toute autre situation juridique ou relevant de la sécurité.

N’importe laquelle des situations suivantes tient lieu de consentement et donne à CMLS l’autorisation actuelle et future de recueillir, d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels pour les fins mentionnées dans la présente politique ou dans tout autre document dans lequel vous avez expressément donné votre consentement :

• Vous avez fourni sans restriction des renseignements à CMLS directement ou par l’intermédiaire d’un agent ou d’un courtier hypothécaire agréé.

• Vous avez donné votre consentement dans le cadre du processus de demande ou d’engagement hypothécaire, d’un acte de prêt hypothécaire ou d’un document connexe.

• Vous avez reçu la présente politique de confidentialité et vous ne nous avez pas avisés, de vive voix ou par écrit, que vous étiez en désaccord avec les dispositions qui y sont décrites et que vous souhaitez vous désister de celles-ci, en totalité ou en partie.

Votre consentement peut nous être donné de vive voix (notamment par téléphone), par écrit (par exemple dans le cadre de votre demande de prêt) ou par voie électronique (Internet ou autre). Vous n’êtes pas tenu de fournir votre NAS pour obtenir des produits de crédit. Si vous le faites, nous l’utiliserons afin de conserver vos renseignements à part de ceux d’autres clients ayant un nom semblable au vôtre, y compris dans le cadre de la collecte et de la divulgation de renseignements aux agences d’évaluation du crédit.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions juridiques ou contractuelles applicables : par exemple, vous ne pouvez retirer votre consentement à la divulgation de vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services (tels qu’ils sont définis ci-dessous) tant que votre prêt hypothécaire est en cours. Veuillez noter que le retrait de votre consentement pourrait entraver notre capacité de continuer à vous offrir les produits et services que vous utilisez ou que vous aimeriez utiliser.

Pour retirer votre consentement, vous devez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée à l’adresse ou au numéro de téléphone indiqués ci-après.

Restrictions touchant la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements

Les renseignements personnels vous concernant seront limités à ceux qui sont nécessaires aux fins qui vous ont été précisées. Nous ne recueillerons des renseignements personnels que par des moyens équitables et légitimes.

Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos renseignements personnels à des fins autres que celles qui vous ont été précisées au moment ou avant le moment où vous avez donné votre consentement. Nous vous demanderons de nouveau votre consentement avant d’utiliser les renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles vous avez donné votre consentement initial.

CMLS doit parfois divulguer vos renseignements personnels dans le cadre de ses obligations courantes et des tâches requises dans le cours normal de ses activités. Cela peut comprendre, entre autres, la divulgation de renseignements à des prêteurs tiers, à des agences d’évaluation du crédit, à des agences de renseignements sur les prix à la consommation, à des partenaires, à des consultants et à des fournisseurs de la Financière CMLS (collectivement désignés comme les « fournisseurs de services »).

Nous ne conserverons vos renseignements que le temps nécessaire aux fins mentionnées, et pendant une durée raisonnable par la suite, au cas où nous aurions à nous conformer à d’éventuelles obligations ou exigences juridiques et gouvernementales. Dès que vos renseignements personnels ne seront plus nécessaires aux fins prévues, ils seront détruits ou rendus anonymes.

Tenue à jour de vos renseignements

CMLS s’efforce de fonder ses décisions sur les renseignements personnels exacts, complets et pertinents de chaque client. Nous comptons sur vous pour nous donner tous les renseignements importants et nous aviser de tout changement afin de nous permettre de maintenir nos dossiers à jour.

Protection de vos renseignements

Nous protégerons vos renseignements (version électronique ou papier) en appliquant des mesures de sécurité rigoureuses visant à éviter tout accès ou divulgation non autorisés ou utilisation malveillante. Nous revoyons régulièrement nos procédures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont bien gérées et qu’elles demeurent efficaces et appropriées.

Accès à vos renseignements

Nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels sur demande, après que vous vous soyez identifié de manière satisfaisante. Nous vous indiquerons quels sont les renseignements personnels en notre possession, les fins auxquelles nous les utilisons, les parties qui nous les ont communiqués et celles à qui nous les avons divulgués (sauf si les renseignements ont été communiqués à un organisme gouvernemental ou à un fournisseur de services à des fins courantes, ou à un organisme gouvernemental ayant exercé le droit reconnu par la loi d’obtenir de tels renseignements).

Nous traiterons votre demande dans un délai raisonnable; des frais minimes pourraient s’appliquer.

Il se peut que nous refusions l’accès à des renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle dans les cas suivants :

• Ils contiennent des renvois à des tiers.

• Il est raisonnable de croire que l’accès à ces renseignements pourrait menacer la sécurité d’une autre personne.

• L’accès à ces renseignements divulguerait des renseignements commerciaux ou exclusifs confidentiels.

• Les renseignements sont assujettis au privilège professionnel de l’avocat ou à des privilèges relatifs au litige.

• Ils sont utilisés pour la détection et la prévention d’activités criminelles et d’activités découlant des produits de la criminalité.

• Ils ne peuvent être divulgués pour toute autre raison d’ordre juridique.

Si votre demande d’accès à vos renseignements personnels est refusée, la raison du refus vous sera communiquée par écrit.

Respect et traitement de vos préoccupations à l’égard de la confidentialité

CMLS a rédigé la présente politique de confidentialité en langage aussi clair que possible afin de bien vous informer. Cette politique est mise à la disposition du public en version papier à l’adresse indiquée ci-dessous et en version électronique à l’adresse www.cmls.ca. Des mises à jour peuvent, à l’occasion, être affichées sur le site Web de Financière CMLS à l’adresse www.cmls.ca.

Veuillez transmettre toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de vos renseignements personnels ou de notre politique de confidentialité à l’agent de protection de la vie privée de CMLS au numéro de téléphone, à l’adresse de courriel ou à l’adresse postale figurant ci-dessous :

Agent de protection de la vie privée de CMLS

Assurez-vous d’indiquer votre nom, votre adresse, le mode de communication que vous préférez, la nature de votre plainte et les détails pertinents, y compris vos communications antérieures avec nous. Si vous avez une plainte à formuler et que celle-ci est justifiée, nous prendrons les mesures nécessaires pour régler le problème incluant, au besoin, la modification de notre politique de confidentialité et des procédures connexes.